Cortesie per gli ospiti

Cortesie per gli ospiti

Oggi ti racconto le Cortesie per gli ospiti secondo Un Giorno Un Sogno.

L’altro giorno una futura sposa, Ilaria, che si è rivolta a Un Giorno Un Sogno per l’organizzazione, mi ha raccontato allibita di essere stata ospite a un matrimonio di amici che sicuramente non dimenticherà facilmente, ma in negativo!
Mi ha fatto la cronaca per filo e per segno della giornata per darmi un’idea precisa di tutto ciò che non vorrebbe MAI e poi mai che succedesse al suo matrimonio.
Era anche abbastanza preoccupata per la possibilità che succedesse qualcosa di simile anche al suo e che qualcuno potesse ricordare il suo matrimonio per i disastri accaduti e non per i bei momenti. E ovviamente se sommiamo questa preoccupazione allo stress dei preparativi, come immaginerai, era abbastanza agitata.

L’ho rassicurata dicendole che mi sarei occupata di studiare nel dettaglio ogni singolo momento della giornata senza lasciare nulla al caso e che la location era stata scelta con attenzione e cura per gli aspetti più tecnici, quindi non sarebbe potuto capitare niente di drammatico o irreparabile. Nel caso però, in cui tu stessi pensando di organizzare tutto da sola, ti riporto la sua esperienza. Così saprai esattamente cosa NON fare quel giorno.

Per me non c’è stato bisogno di prendere appunti perché, se devo dirti la verità, si tratta precisamente delle prime cose di cui mi accerto nel momento in cui vengono definite location e timing della giornata.
(Che cos’è il timing della giornata? Si tratta della scansione temporale degli eventi del giorno delle nozze. E’ fondamentale fornirlo per tempo a tutti i fornitori perché ciascuno di loro sappia cosa deve fare e dove deve essere in ogni momento. Te ne parlerò più approfonditamente in un prossimo articolo).

 

Ilaria inizia il racconto dicendomi che si tratta di un matrimonio estivo.

La cerimonia si svolge alle 11 di un assolato giorno di fine luglio. Dopo la messa e il lancio del riso, iniziano i primi problemi perché gli sposi hanno deciso di sposarsi in Svizzera, ma hanno tutti ospiti italiani che quindi non conoscono bene la zona, né la lingua. Sarebbe stato un pensiero gradito preparare una mappa con le indicazioni stradali per raggiungere la location, oppure mostrare la strada a qualcuno il giorno prima che avrebbe fatto da apri fila. O meglio ancora, organizzare dei pullman per i trasferimenti degli ospiti.

Visto che non è stata prevista nessuna di queste cose, gli ospiti si arrangiano come possono tra navigatori e colpi di fortuna e perdendosi solo un paio di volte, finalmente trovano la destinazione.

Gli ospiti arrivano in location accaldati e affamati intorno alle 13 sotto un sole cocente e subito notano che qualcosa non funziona: non si trovano in un ristorante, ma nel giardinetto di un bed and breakfast!

Dal momento che la proprietaria della struttura è una cara amica degli sposi, per non scontentarla (e magari anche per risparmiare qualcosa sulla location!) hanno deciso di organizzare lì il banchetto rivolgendosi a un catering consigliato dall’amica.
Come dico sempre, a ognuno il proprio lavoro. Infatti la struttura è nata per ospitare poche persone per pernottamento e prima colazione, quindi ovviamente non era organizzata per ricevere tutti quegli ospiti insieme, quindi il primo problema che insorge, è quello degli spazi. Soprattutto i servizi: troppi piccoli e troppo pochi per tutti quegli ospiti!

A ruota segue il problema del caldo insopportabile. Il piccolo giardino era grande appena il necessario per ospitare qualche salottino e 2-3 ombrelloni, quindi la maggior parte degli ospiti non aveva un posto a sedere e men che meno, un posto sotto un ombrellone o un gazebo o all’ombra di un albero. La maggior parte di loro si è ritrovata in piedi sotto il sole a fare a turno per attaccarsi al muro della struttura dove c’era una strisciolina di ombra!

Cortesie per gli ospiti secondo Un Giorno Un SognoUn ricevimento organizzato negli spazi adeguati e con le giuste strutture, fa sentire subito gli ospiti accolti e a proprio agio

Terzo problema: gli sposi hanno deciso di non perdersi neanche un momento del ricevimento, quindi l’aperitivo non sarebbe iniziato prima del loro ritorno dal servizio fotografico. Peccato che gli ospiti, affamati e assetati, non abbiano gradito poi molto l’iniziativa e abbiano quindi assaltato la confettata (che, per altro, non andrebbe mai sistemata con così tanto anticipo!)

Cortesie per gli ospiti secondo Un Giorno Un SognoUno stuzzichino di benvenuto e qualcosa di fresco da bere, cambiano subito l’umore degli ospiti accaldati

 

Diciamo un mezzo disastro…

Ho rassicurato Ilaria perché affidandosi a Un Giorno Un Sogno, non corre nessuno di questi pericoli. Sono particolarmente attenta agli ospiti e alle loro esigenze e ogni fase della giornata è studiata in modo tale da garantire a tutti la situazione più confortevole possibile.

Se invece stai organizzando tutto da sola, per evitare di essere ricordata negli annali come la sposa meno ospitale della storia, ecco cosa devi tenere a mente:

1) La location deve poter accogliere comodamente tutti gli ospiti, sia nella sala del ricevimento, che negli spazi per l’aperitivo, che nella zona per il party

2) Pensa a proteggere i tuoi ospiti non solo dalla possibile pioggia, ma anche dal sole cocente

3) Qualcosa da bere e qualche stuzzichino di benvenuto sono indispensabili se decidi di ritardare l’inizio dell’aperitivo.

4) Verifica che i bagni siano sufficienti, facilmente accessibili e sempre puliti

5) Preoccupati di capire per tempo se qualcuno ha intolleranze o preferenze alimentari da segnalare a chi si occupa del banchetto.

6) Se la location è in un posto difficile da raggiungere o se gli ospiti non conoscono bene la località, preoccupati di trovare un sistema per condurli in modo semplice e sicuro fino a destinazione, con una mappa, un servizio di trasporto o una “carovana” alla vecchia maniera con il testa qualcuno esperto del luogo.

7) Cerca di rendere il meno complicato possibile il momento in cui dovranno sedersi a tavola. Fai schemi semplici, leggibili che li agevolino a trovare il proprio posto

8) Un mini kit di sopravvivenza è sempre una sorpresa che le invitate gradiscono, anche quando contengono solo dei fazzolettini per le lacrime di gioia, qualche caramella alla menta e salviettine umidificate. Non sarebbe male fornire anche alle ospiti dei copritacchi se l’aperitivo si svolge su un prato.

9) Se ti sposi in estate con ricevimento serale, ricordati delle zanzare, che si presentano senza invito e fanno banchetto anche loro!

Se ti sembra che alleggerirti dal tenere sotto controllo tutti questi aspetti sia una buona idea, scrivimi a info@ungiornounsogno.it: mi prenderò cura del tuo grande giorno.

 

daniela-ferraraBuoni sogni, da Daniela

 

Contattami per maggiori informazioni.
Powered by