Coordinamento del matrimonio: come salvarsi dagli imprevisti

Coordinamento del matrimonio: come salvarsi dagli imprevisti

Coordinamento del matrimonio: come salvarsi dagli imprevisti

Oggi ti parlo del servizio di coordinamento. In altre parole: come mettersi al riparo dagli imprevisti.

Il servizio di coordinamento non è necessariamente collegato a quello di organizzazione completa. Si tratta di due step successivi e ad esempio nei paesi anglosassoni, i due servizi sono svolti spesso da due professionisti diversi: il wedding planner e il wedding coordinator.
Qui le due figure generalmente coincidono, ma le mansioni del coordinamento sono molto differenti da quelle dell’organizzazione.
Ti illustro in pochi e semplici punti in cosa consiste esattamente:

  1.  Contatto di tutti i fornitori per ricapitolare gli accordi, le condizioni contrattuali, ascoltare le problematiche che temono di incontrare e collaborare per prevenirle e trovare la migliore soluzione possibile
  2. Fare un calcolo dei tempi degli spostamenti, delle criticità sul percorso e trovare possibili strade alternative da segnalare agli ospiti nel caso si verifichi qualche imprevisto
  3. Creazione del time table, cioè del programma dettagliato della giornata, nel quale vengono riportati tutti i momenti fondamentali della preparazione e dello svolgimento della giornata, in modo tale che a tutti i fornitori siano chiare priorità e tempistiche
  4. Creazione della lista di fornitori con tutti i contatti: potrebbe sempre succedere che il fiorista debba accordarsi con chi noleggia le sedie per capire come allestire la decorazione. Oppure che il pasticcere debba chiedere alla location se il frigo sia abbastanza grande per la torta…
  5. Il giorno dell’evento, con il programma alla mano, si verifica che tutti i piani vengano rispettati in modo tale da minimizzare i rischi, rispettare gli orari e tenere sotto controllo l’operato di tutti i fornitori
  6. In caso di imprevisti, insieme ai collaboratori e agli altri fornitori, si cerca la soluzione migliore e più veloce possibile per ovviare al problema, senza coinvolgere gli sposi che, probabilmente, in quel momento sono impegnati a sposarsi! Sono una volta arginata l’emergenza, si comunica loro l’accaduto, ma riportandolo come fatto già risolto e non come emergenza da gestire che li getterebbe nell’ansia

Un giorno un sogno e il servizio di coordinamento

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In sostanza il servizio di coordinamento consiste in questi step, che vanno da qualche settimana prima del matrimonio alla fine dell’evento.

Ogni volta che illustro ai miei clienti in cosa consiste il coordinamento, la prima risposta è sempre la stessa: “Interessante ma non credo che a noi serva. Cosa vuoi che succeda? Sono mesi che organizziamo tutto!”

In effetti certe cose succedono sempre “agli altri”… Quindi, mediamente, dovendo rivedere il budget, si elimina senza troppa sofferenza la voce coordinamento ritenendola la meno indispensabile.

Ma… C’è un ma!

Anche con la migliore pianificazione possibile, l’evento che sfugge al tuo controllo, e spesso anche alla tua immaginazione, è sempre dietro l’angolo quindi l’importante non è prevederli tutti, ma avere gli strumenti e le competenze per saper fronteggiare anche i più improbabili.

Come si fa?

Ci si rivolge a un professionista che si è già trovato decine e decine di volte a fronteggiare i famosi imprevisti improbabili, ha una casistica molto più ampia della tua seppur fervida immaginazione, ha il self control necessario perché non è direttamente coinvolto, ha i contatti giusti per risolvere velocemente ciò che non può risolvere in prima persona e soprattutto può dedicarsi interamente alla gestione del problema, perché in quel momento non è impegnato a sposarsi!

Perché lasciare un neo sul giorno che ricorderai per sempre come il più bello di sempre, solo per aver deciso che “Tanto a me gli imprevisti non capitano”?

Se non sei più così certa che queste cose succedano solo agli altri, allora consulta la pagina dei servizi, scrivimi e chiedimi informazioni su come posso aiutarti a gestire gli eventuali imprevisti di quel giorno!

 

Daniela Ferrara | Un Giorno Un SognoBuoni sogni, da Daniela

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