Mi sposo: da dove incomincio?

“Mi sposo! Da dove comincio?”

E’ questa la frase con cui generalmente iniziano le nostre conversazioni telefoniche con le future spose.

Lui ha organizzato una serata romantica in un posto speciale. Ha creato l’atmosfera perfetta e all’improvviso si è messo in ginocchio e ha estratto la magica scatolina dalla tasca, con dentro l’anello della vita.
E’ tutto perfetto e magico e ti godi il momento fino in fondo. Ma la mattina dopo ti svegli e realizzi che: “Oh Santo Cielo, sto per sposarmi!! E adesso?”
E’ esattamente la domanda con la quale è arrivata da noi Ilenia in un tiepido giorno di aprile. E lei lo diceva con un certo panico giustificato dal momento che avevano deciso di sposarsi il 13 luglio perché era il giorno in cui si erano conosciuti 6 anni prima e volevano dare a questo giorno un significato ancora più forte.
Tutto estremamente bello e romantico. Ma il tempo era veramente poco. Ci sarebbe tanto piaciuto che Angelo quella meravigliosa proposta romantica gliel’avesse fatta almeno 5 mesi prima. Ma ovviamente non ci siamo fatte spaventare dai tempi stretti (tanto per usare un eufemismo!)

La cosa importante che abbiamo subito detto a Ilenia visto il poco tempo, ma che in realtà vale anche per te che ti stai organizzando con un certo anticipo, è che avremmo proceduto seguendo una precisa scaletta che procede per priorità e che riportiamo qui anche per te.

Al primo posto c’è ovviamente definire la data, e subito dopo, scegliere una wedding planner che ti accompagni durante l’organizzazione, ma visto che nel caso di Ilenia e Angelo erano le uniche cose certe che avevamo, siamo partiti dallo step successivo:

  1. Definire il budget
    E’ fondamentale sapere con che budget si andrà a lavorare, perché questo condiziona la scelta di tutti i fornitori, che andrà orientata sul tipo di disponibilità della coppia. Tradotto: se bisogna far mangiare 180 persone con 100 mila euro, non si sceglierà mai un ristorante stellato, ma piuttosto un ottimo agriturismo. E questo ragionamento vale per ogni fornitore. Quindi è facile immaginare come avere un budget errato o non definirlo affatto, complichi e allunghi incredibilmente la fase di ricerca e selezione dei fornitori

 

  1. Definire la lista ospiti.
    Che come nel caso del budget , è fondamentale sapere con che numeri si va a lavorare. Perché questo condizionerà molte scelte, a partire dall’investimento che si può prevedere per ogni servizio, per finire con la giusta location che possa ospitare tutti comodamente, anche in caso di cattivo tempo.

 

  1. Selezionare e prenotare il luogo della cerimonia
    Che sia religiosa, civile o simbolica, è necessario assicurarsi per tempo che la data prescelta sia libera e fissarla immediatamente con chi di competenza.

 

  1. Selezionare il ristorante oppure la location e il catering.
    E qui è arrivato il bello per noi! Perché Ilenia e Angelo hanno scelto un periodo molto gettonato per i matrimoni e il preavviso era pochissimo, quindi riuscire a trovare una location disponibile in quella data, che potesse contenere agevolmente tutti i loro ospiti, che avesse un buon piano B in caso di brutto tempo, che rispecchiasse i loro gusti e che rientrasse nel loro budget, non è stato lavoro da poco. Fortunatamente nella nostra lista di collaboratori, abbiamo un numero abbastanza ampio di fornitori tra cui scegliere e così ce la siamo cavata con qualche pomeriggio di telefonate, 3 sopralluoghi e una buona mediazione per ottenere un prezzo che rientrasse nel loro budget. Sicuramente se parti per tempo incontrerai meno difficoltà, ma non è comunque un compito semplice e Un Giorno Un Sogno potrebbe aiutarti a rendere più rapida ed efficiente la fase di ricerca e portarti dritta nei 3-4 posti perfetti tra i quali dovrai solo scegliere quello che ti emoziona di più. Se chiedi a Ilenia e Angelo, ti diranno certamente che senza una wedding planner non sarebbero sopravvissuti alla fase di ricerca!

Comunque trovata la villa dei sogni di Ilenia, siamo passati allo step successivo

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  1. Ora che la maggior parte della giornata è organizzata e la maggior parte del budget è stato assegnato, si passa a suddividere il budget restante tra i fornitori rimanenti, che possono essere prenotati più o meno contestualmente:
  • fotografo
  • video grafo
  • grafico o tipografia per le partecipazioni
  • fiorista o addetto all’allestimento
  • musicisti e intrattenimento
  • animazione per i bambini (se sono più di 7-8)
  • bomboniere
  1. Definiti gli ultimi fornitori, si passa agli appuntamenti da fissare:
  • Atelier per abito da sposa
  • Atelier per abito da sposo
  • Trucco sposa
  • Acconciatura sposa
  • Agenzia di viaggi per la luna di miele
  • Parroco per corso prematrimoniale
  • Prenotazione abiti delle damigelle (se le hai)
  • Definizione del menù
  • Anagrafe per pubblicazioni (attenzione: valgono solo 6 mesi, quindi è inutile farle con troppo anticipo)
  • Anagrafe per passaporti
  • Se siete dipendenti di un’azienda, fissare un appuntamento con il referente del personale o con il proprio titolare per consegnare i documenti del matrimonio e richiedere il congedo matrimoniale
  • Banca per verificare la validità delle carte di credito all’estero
  1. Fatto questo, sarai ormai agli sgoccioli e a questo punto devi confermare tutti i tuoi fornitori.

Se hai scelto di affidarti a una wedding planner come Ilenia e Angelo, allora non dovrai preoccuparti di questa parte. Altrimenti, sei ancora in tempo a chiamare Un Giorno Un Sogno per richiedere il servizio di coordinamento. Entriamo in scena per coordinare tutti i fornitori fino al giorno dell’evento e poi nel giorno stesso.

Ci occupiamo di confermare ogni fornitore e ogni servizio, ti ricordiamo di regolare acconti e saldi e ti ricordiamo le scadenze di ciò che resta in sospeso. Contattiamo il catering per confermare il numero degli ospiti, per comunicare i casi di intolleranze alimentari o di menù particolari, confermiamo il numero di bambini e i relativi seggioloni. Organizziamo la scaletta della giornata e allertiamo tutti i fornitori dei vari appuntamenti orari e della scansione temporale degli eventi.

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  1. Non ti resta che marciare all’altare sorridente!

Ilenia e Angelo hanno trascorso una bellissima giornata in compagnia dei loro cari, in una villa in collina con vista mozzafiato sulla città. Sono stati felicissimi di essersi affidati a Un Giorno Un Sogno e soddisfatti del risultato ottenuto, anche se con pochissimo tempo.

Siamo sicure di poter dare una mano anche a te a realizzare la tua giornata da sogno, quindi contattaci qui o manda una email a info@ungiornounsogno.it

 

daniela-ferraraBuoni sogni, da Daniela

 

 

 

Ph. Federico Tardito

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