Tutto quello che devi fare per tenere sotto controllo i fornitori
Leggi i miei suggerimenti, prendi nota e rilassati: tutto sarà sotto controllo!
Devi tenere presente che tutti i fornitori, anche i più professionali e affidabili, a volte hanno bisogno di un piccolo input per fare tutto alla perfezione, come tu vuoi che sia fatto.
Ricorda che per te il matrimonio è un evento unico e irripetibile e tutte le tue forze e le tue attenzioni sono concentrate lì, ma per loro ogni stagione è un susseguirsi di decine e decine di eventi e il tuo matrimonio sarà solo uno dei tanti a cui lavorare.
Quindi è sempre bene che con una certa cadenza, si ricordino loro tempi e modalità dei vari servizi concordati e si faccia il punto sui dettagli, specie quelli che vengono aggiusti o cambiati o rivisti in corso d’opera.
Dall’altra parte è anche vero che per te non è semplice riuscire a gestirli tutti.
Devi ricordare di ognuno i servizi concordati, le scadenze dei pagamenti, gli appuntamenti per i sopralluoghi eccetera, se già sei sommersa dal tuo lavoro, dalla scelta degli ultimi dettagli, dalla consegna delle partecipazioni…
Quindi cos’è tutto quello che devi fare per tenere sotto controllo i fornitori?
Ecco alcuni piccoli consigli sul da farsi:
1) Prepara una Lista con tutti i loro contatti e trasferiscili sul tuo cellulare, per averli sempre a portata di mano. Non sai mai quando ti potrà venire in mente un dettaglio a cui prima non avevi pensato che è da comunicare tempestivamente!
2) Crea un foglio di calcolo nel quale elenchi per ciascun fornitore tutti i servizi che farà per te e quali sono le scadenze dei vari pagamenti: ti aiuterà a tenere sotto controllo la situazione degli acconti senza incorrere nella spiacevole situazione di dover ricevere un sollecito o, peggio ancora, se entrambi dimenticate una scadenza, ritrovarsi poi con una cifra molto superiore da tirare fuori tutta insieme al momento del saldo
3) Prepara una email da mandare a tutti i fornitori nella quale li metti al corrente di quali saranno gli altri attori del tuo matrimonio e come poterli rintracciare se avessero bisogno di confrontarsi tra loro. Poi, organizza un meeting qualche settimana prima delle nozze in cui li farai conoscere tutti.
É importante che si creino delle sinergie. Consente a tutti di lavorare meglio, di evitare le incomprensioni e di collaborare efficacemente per la risoluzione di possibili imprevisti
4) Tieni sempre traccia delle comunicazioni scritte stampando o archiviando le email che vi scambiate. Se alcuni dettagli dei servizi vengono ridefiniti a voce, magari durante una telefonata, ricorda comunque di inviare una email al fornitore nella quale si ricapitolano i nuovi accordi, in modo tale che entrambi ne abbiate traccia e non si rischi di dimenticare o confondere alcuni dettagli fondamentali
5) Prepara un programma dettagliato della giornata da distribuire a ciascun fornitore nel quale specifichi “chi fa cosa” e “a che ora”. Sarà utile a ciascuno di loro per ricordare in che momento della giornata dovranno svolgere i compiti che gli hai affidato e sarà anche una sorta di controllo incrociato sull’operato degli altri colleghi: se il fotografo si accorge che la torta deve arrivare alle 19, ma sono le 20 e ancora non c’è traccia del pasticcere, avrà modo di correre ai ripari prima ancora che tu te ne accorga e vada nel panico!
6) Qualche settimana prima del grande evento prepara e intesta le singole buste con i contanti per saldare tutti i diversi servizi il giorno delle nozze e poi affidale a una persona di fiducia che ricorderà di portarle quel giorno. In questo modo non avrai la preoccupazione di ritirare il contante, contarlo e dividerlo in buste la sera prima, quando sarai impegnata a essere emozionata! E quel giorno non dovrai rincorrere i fornitori prima che vadano via per consegnare loro la busta mentre sei impegnata a festeggiare!
7) Designa una persona di riferimento che i venditori possano chiamare il giorno del matrimonio in caso di imprevisto: tu avrai un po’ da fare in quel momento e potresti non essere disponibile!
Come dici? Ti sembra un sacco di lavoro? Sono d’accordo con te. Per questo ci sono io che posso occuparmi al posto tuo della preparazione di tutti questi documenti, di tenere i contatti con i fornitori, di controllare le scadenze, di ricordare a ciascuno i termini degli accordi e le caratteristiche dei servizi e a correre ai ripari in caso di imprevisto durante l’evento.
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Buoni sogni, da Daniela