Piccoli drammi e grandi errori da cui una wedding planner può salvarti…

Di piccoli drammi e grandi errori da cui una wedding planner può salvarti ce ne sono a centinaia.

Ho partecipato di recente a un matrimonio come ospite e per quanto l’atmosfera gioiosa e la contagiosa allegria degli sposi abbia comunque reso la giornata una piacevole festa, non mi è stato possibile non notare una serie di criticità legate alla gestione del ricevimento che, per altro, sono state evidenti anche a occhi meno esperti.

Ti racconto gli errori più macroscopici della giornata e poi ti spiego perché una coppia che si affida a una wedding planner non corre lo stesso rischio.

1. L’arrivo in location
É stato scelto un ristorante in cui erano presenti due matrimoni in contemporanea. Ai due ricevimenti sono state assegnate ali diverse della struttura con rispettivi diversi parcheggi. All’arrivo in location, al cancello principale, non abbiamo trovato nessuna segnalazione per cui siamo entrati nel parcheggio. Appena arrivati, ci troviamo tra auto con fiocchi di un colore diverso dal nostro e quando un addetto ci chiede se siamo del matrimonio di Tizia e Caio, capiamo di aver sbagliato ingresso. Cerchiamo di uscire dal parcheggio alla ricerca di quello giusto, peccato che la strada di accesso fosse piccola, a un solo senso di marcia e piena delle auto dell’altro matrimonio che continuavano ad entrare. Siamo quindi rimasti 10 minuti bloccati ad attendere che tutti si sistemassero prima di poter uscire

Se ci fosse stata una wedding planner…

Tendo sempre a scoraggiare la scelta di ristoranti e location che ospitano più di un evento al giorno. Preferisco sempre che l’intero spazio sia a disposizione e che non ci sia il rischio di sbagliare sala e finire in un altro ricevimento. Se però la scelta poi ricade comunque su un posto con queste caratteristiche, mi assicuro che per lo meno i due eventi non si svolgano in contemporanea, ma che uno sia un pranzo e l’altro una cena, in modo tale che le sovrapposizioni avvengano solo per un periodo di tempo limitato e non nel momento dell’arrivo, che è sempre il più complesso da gestire.
Laddove neanche questo fosse possibile, io consiglio comunque sempre di affidarsi a segnaletica e hostess. Nel nostro caso, sarebbe stato sufficiente prevedere un cartello da mettere fuori dal cancello che indicasse “Per Lucia e Simone ingresso più avanti” oppure un’hostess che all’ingresso chiedesse il nome degli sposi e indicasse se entrare o proseguire per il cancello successivo. Certamente gli sposi non potevano pensare a tutto, ma una wedding planner sì…

2.L’aperitivo
Quando abbiamo finalmente raggiunto il giardino dedicato al nostro ricevimento, molti ospiti erano già arrivati (forse non erano rimasti bloccati nel parcheggio sbagliato!) e le sedie erano già tutte occupate. In più, l’intero giardino era coperto di ghiaia e ti assicuro che restare in piedi con i tacchi che sprofondavano tra i ciottoli, non è stato piacevole! L’ingresso in sala era interdetto e non ci è stato consentito neanche di andare al tavolo a posare borse dei regali e borse personali che quindi abbiamo tenuto in mano insieme al bicchiere, improvvisandoci equilibristi sui tacchi e sulla ghiaia per tutta la durata dell’aperitivo!
E a proposito di durata, i tempi sono stati gestiti in modo poco oculato. L’aperitivo è durato più di 2 ore, durante le quali, per altro, non sono stati serviti neanche dei piccoli finger food o stuzzichini a passaggio, ma esclusivamente un cocktail alcolico, uno analcolico e del prosecco. Dopo 2 ore e 15 minuti in quelle condizioni, l’ingresso in sala iniziava a diventare la Terra Promessa!

Se ci fosse stata una wedding planner…

Il numero di sedie era evidentemente sotto dimensionato rispetto al numero degli ospiti. Io consiglio sempre di prevedere le sedute per il 50-70% degli invitati perché le persone anziane e le signore munite di faticose calzature, hanno piacere di sedere, se pur a turno e non per l’intera durata dell’aperitivo.
La seconda cosa che prevedo sempre in questi casi sono i salvatacco, che sollevano un po’ le signore dal disagio di sprofondare tra l’erba o i sassi!
Per quanto riguarda poi la gestione dell’aperitivo, è assolutamente impensabile lasciare per più di 2 ore le persone in piedi a chiacchierare del più e del meno, sorseggiando qualcosa come in un dopo cena al lounge bar… Io consiglio sempre l’aperitivo di un’ora e mezza, durante il quale si beve e soprattutto si mangia! Nel corso di 2 lunghe ore, è tassativo servire del cibo, se non a buffet, per lo meno a passaggio. Soprattutto perché stuzzicando qualcosa, la percezione del tempo cambia e non si ha la sensazione di aspettare che gli sposi finiscano le foto per un lunghissimo tempo nel quale, sostanzialmente, ci si annoia e non si fa niente!
Per ultimo, l’accesso in sala non può essere proibito. Se tutto si svolge all’esterno, e si svolge secondo un criterio logico, nessuno ha interesse a trattenersi all’interno della sala intralciando gli addetti ai lavori: si recherà al tavolo a posare quanto necessario e poi uscirà lasciando il personale a lavorare tranquillo perchè tanto, tutto ciò che di interessante può succedere, sta succedendo all’esterno! Ma impedire alle persone di lasciare le proprie cose (specie le più ingombranti) ai tavoli, non è un’iniziativa che sprizzi ospitalità e accoglienza!

3. Il buffet
Arrivano gli sposi e finalmente ci consentono l’ingresso in sala e aprono il buffet dell’aperitivo. Peccato che purtroppo fossero diventate intanto le 20:40, gli ospiti fossero tutti affamati e l’insofferenza fosse cresciuta. Quindi non appena il buffet si apre, decine di persone si accalcano intorno al tavolo e uno zelante responsabile di sala, invita tutti a formare un’ordinata fila… Un po’ come al self service! Morale della favola: con una fila unica e una tavolata unica e un’unica via di accesso al buffet, si è verificato l’unico scenario prevedibile: chi ha corso la maratona di New York e si è aggiudicato uno dei primi posti in fila, è tornato al tavolo con piatti luculliani straripanti cibo. Chi si è attardato a cercare il tavolo e a lasciare le proprie cose, è arrivato in fondo a un’interminabile fila di 210 persone e ha trovato il buffet vuoto! Aperitivo saltato!

Se ci fosse stata una wedding planner…

Sconsiglio sempre un buffet sistemato su un tavolo unico. Le isole di gusto sono una soluzione ormai ampiamente adottata dalla maggior parte dei ristoranti e dei catering e consente di smistare più efficacemente le persone nei diversi tavoli, consentendo a tutti di servirsi senza attendere troppo tempo in coda.
Per un numero così alto di ospiti, poi, è necessario prevedere un riassortimento del buffet oppure, per tenere più efficacemente il tutto sotto controllo e assicurarsi che tutti possano mangiare, gestirlo a passaggio.

4. I tempi e gli spazi
Torniamo mestamente al tavolo con il triste piatto vuoto e speriamo che vengano serviti in fretta i primi che però, purtroppo, si fanno attendere per 45 minuti. Così come il secondo primo e come il secondo con contorno. Per arrivare al taglio della torta all’1:30 di mattina, con buona pace di tutti gli anziani che dormivano sul tavolo e delle coppie con bambini piccoli che si sono dovuti perdere il taglio e il lancio del bouquet per l’ora eccessivamente tarda.
Chiaramente, quando si è coinvolti in un evento da più di 10 ore, l’energia per intrattenersi al party e fare festa, è ridotta ai minimi storici, quindi la pista da ballo è rimasta quasi vuota e quello che sarebbe dovuto essere il momento più diverte per gli sposi, due festaioli nati, purtroppo è stato piuttosto sotto tono e si è concluso nel giro di una quarantina di minuti.
Inoltre, durante la cena, visti i lunghi tempi morti, gli ospiti avrebbero gradito uscire nel giardino a godere dell’aria fresca della sera, fumare una sigaretta e fare quattro chiacchiere, ma purtroppo le sedie (poche) che erano servite durante l’aperitivo, sono state trasferite all’interno della sala e fuori non sono rimasti posti a sedere.

Se ci fosse stata una wedding planner…

Consiglio sempre di trattenere a tavola gli ospiti non più di un’ora e mezza, perché è bene che i momenti importanti del ricevimento, come il taglio torta e il lancio del bouquet, vengano fatti entro una determinata ora (soprattutto se di sera), per non costringere persone anziane e bambini piccoli a perdere i momenti principali dell’evento oppure a vederli con la stanchezza addosso e la premura di andare a casa.
Per quanto riguarda gli spazi, consiglio sempre di fare in modo che sia possibile fruire di tutti quelli a disposizione in ogni momento della giornata, quindi il giardino deve restare a disposizione di chi non vuole stare a tavola o dei fumatori e deve restare attrezzato con salottini e sedie per accogliere gli ospiti.

Anche quando sei convinta che la wedding planner non sia indispensabile perché è sufficiente affidare tutto al ristorante, ricorda che qualcuno che coordini la situazione e prevenga disguidi ai quali non avresti pensato, è sempre una garanzia di tranquillità. Tu puoi goderti la tua giornata senza raccogliere le lamentele di amici e parenti e senza rincorrere i responsabili per cercare di contenere i danni e al resto pensa la wedding planner.

Se pensi ancora che non sia indispensabile, ti faccio gli auguri da parte di Un Giorno Un Sogno, ma se per caso sospetti che possa esserti utile un supporto professionale, scrivimi a info@ungiornounsogno.it e prenota un incontro gratuito per una chiacchierata informale con me.

Ph. Danilo Mecozzi

Buoni sogni, da Daniela