Per scoprire l’importanza del RSVP è fondamentale dedicare 5 minuti alla lettura di questo articolo.
Partiamo dal principio.
Che cosa vuol dire esattamente la sigla RSVP?
E’ l’acronimo della frase francese Répondez, s’il vous plaît che letteralmente significa “Rispondete, per favore”, un modo elegante per invitare gentilmente i vostri ospiti a darvi una risposta in merito alla loro partecipazione al ricevimento di nozze. Si aggiunge alla fine del biglietto di invito che si allega alla partecipazione.
Gli ospiti poco rispettosi che non confermano per tempo la loro presenza è proprio il tema spinoso della storia di oggi…
Mancano meno di 15 giorni al matrimonio di Martina e lei non ha ancora ricevuto tutte le conferme da parte degli invitati.
Il catering inizia a fare pressione perché entro 4 giorni vuole conoscere il numero definitivo degli ospiti: ovviamente un banchetto per 130-140 persone non si prepara in un giorno ed è necessario conoscere il numero esatto con almeno 10 giorni di anticipo, per poter concludere gli ordini della merce e assicurarsi che tutto sia esattamente come concordato.
Due famiglie le hanno detto che, per motivi di lavoro, non avrebbero potuto confermare la loro presenza se non 3 giorni prima e quindi le chiedevano di aspettare.
Martina di trova in difficoltà: contarle lo stesso? Contarle come assenti? Rischiare una pessima figura con loro o rischiare di pagare a vuoto? Costringerli a stare a casa e attirarsi il loro odio eterno?
Al suo posto non ti sentiresti frustrata e irritata?
Al telefono Martina ci diceva: “Possibile? Non capiscono che devo dare il numero preciso degli ospiti al catering e non posso aspettare la sera prima?”
La risposta è “Sì, purtroppo è possibile”. Loro non lo sanno che devi dare un numero preciso.
Non tutti pensano ai problemi che potrebbero causarti non dando una conferma nei tempi richiesti. Gli ospiti vanno istruiti con indicazioni precise!
Il consiglio che ho dato a Martina, e che do anche a te che ti trovi in una situazione simile è: richiedere una conferma definitiva con molta fermezza qualche giorno prima della data imposta dal catering.
Spiega agli ospiti in modo chiaro e deciso che purtroppo è fondamentale organizzare le cose con largo anticipo e non si può assolutamente arrivare a dare conferma 3 giorni prima del matrimonio: i disagi sarebbero troppi!
Vediamo insieme un esempio pratico che puoi usare per spiegare la situazione ad amici e parenti dubbiosi (naturalmente è la Wedding Planner che ti ha fatto notare questo problema, quindi puoi scaricare la colpa su di lei e uscirne indenne agli occhi degli invitati!)
Chi cucina per il vostro ricevimento al 90% vi chiederà il numero definitivo degli ospiti 10 giorni prima dell’evento.
Quel numero verrà considerato nel conto e quindi pagherai per le persone che hai indicato 10 giorni prima. Capito? Pagherai per QUEL numero… In ogni caso!
Se al momento di dover confermare il numero di ospiti ci sono ancora 2 famiglie indecise, hai solo due strade:
– tagliarli fuori rischiando una clamorosa figuraccia perché se poi decidono di partecipare non avranno il posto a sedere e non ci sarà niente da mangiare per loro!
– confermare la loro presenza pagando il loro pranzo e se poi decidessero di non venire sarebbero centinaia di euro andati letteralmente in fumo!
Pensa a cosa avresti potuto avere con quei soldi.
Pensa a cosa hai dovuto rinunciare per avere lì con te delle persone che non si stanno nemmeno degnando di dirti per tempo se vengono o meno.
La vuoi evitare questa situazione, vero?
Sii decisa! Fai capire agli invitati in forte dubbio che se non sanno darti una risposta entro la data richiesta, purtroppo sarai costretta a contarli come assenti.
Tradotto: che non vengano a piangere se non troveranno posto a tavola e se non avranno niente da mangiare!
Questo ti darà modo di organizzare il tuo giorno da sogno senza dover rinunciare al gruppo pop che hai sempre desiderato o al tavolo dei dolci che progettavi da tempo!
Alla fine dopo la nostra chiacchierata al telefono, Martina si è decisa a fare quelle difficili telefonate imponendo la sua necessità di ottenere una risposta. Una delle due famiglie ha capito la situazione e ha deciso di non partecipare per non metterla in difficoltà: hanno poi festeggiato al loro ritorno dal viaggio di nozze con una bella pizza in un’atmosfera rilassata. L’altra famiglia invece ha deciso di rinunciare al cambio turno che aspettavano e di partecipare chiedendo un giorno di permesso: era più importante esserci che sacrificare un giorno dal loro monte ferie!
Per fortuna si è tutto risolto nel migliore dei modi, ma Martina si sarebbe evitata volentieri quei giorni di ansia e nervoso! Forse tu sei ancora in tempo per fare di meglio e arrivare a pochi giorni dal grande evento più organizzata e più tranquilla.
Scrivici se qualcosa ancora ti tormenta, ti possiamo aiutare anche con servizi dell’ultimo minuto!
Buoni sogni, da Daniela